很长时间以来，会议室就是政府部门、企业单位以及团体组织强化工作管理与交流沟通的平台，与会者通过对会议资料进行分享、研讨以及分析，达到会议目的。随着计算机为代表的多媒体媒介的普及，会议开始从枯燥的图文汇报、单一的语音解说，渐渐转变为图像、音频、视频相结合的可视化会议。
通过成熟的远程音视频系统的解决方案，能够帮助企业实现一对一或是一对多的视频会议，可实现集中控制高清影像播放、语音播放、远程互动协调，充分调动了与会者的积极性与感官知觉，大大提升了会议效果。
说到传统会议室应用，我们的认知就是以开会为主，业务谈判或内部沟通都是在这一环境完成，通常会借助不能远程互动且清晰度不高的投影显示，展示会议资料，然而当碰到需要跨地区协助时，工作人员只能商务出行的方式在指定地点进行面对面沟通和交流，这样会导致办公效率低下，工作进度缓慢等问题，会在一定程度上影响员工的工作积极性。同时用人单位还需要承担高额的差旅成本以及时间成本。
随着GoToMeeting云视频会议的问世，帮企业实现了减少成本，提高工作效率的效果，通过GoToMeeting云视频会议能够简化流程，有关人员身在异地也可以同步参与会议，不用频繁出差。随着高效率的会议协作形式越来越受到追捧，如此耗时间、耗人力、耗财力的传统会议，必然被取代。
为了实现决策指令畅通、管理层次分明，政府部门、企业单位以及团体组织需要建设智能化、互动式的现代智能会议室来提升办事效率。GoToMeeting云视频会议系统将处在不同地区的分公司与工作人员连接起来，让大家仿佛同处一室，不单单是对于成本的下降，对提升工作效率上同样大有好处。
现代商务会谈形式正在处于快速变化的阶段，开放式办公模式不断被采用，会议室也不只是开会的作用，更多的是一个对内对外协作的纽带。GoToMeeting云视频会议的搭建，正好满足了会议室的这一功能，不封闭，能够随意拓展参会方数。
如今，高速增长的经济刺激着会议室信息化领域的发展，新的行业需求像雨后春笋一样涌现，为会控信息化提供了广阔的市场空间，可视化、智能化、远程化正是现代智能会议室的变革方向。
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